Document Management System คืออะไร?

  Document Management System : DMS คือ ระบบจัดการเอกสารแบบครบวงจรในรูปแบบดิจิทัล ซึ่งหลักในการทำงานของระบบนี้คือ ช่วยจัดเก็บเอกสาร จัดการเอกสาร ติดตามเอกสารให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล

ระบบจัดการเอกสารภายในองค์กร          ระบบจัดการเอกสารภายในองค์กร สามารถอำนวยความสะดวกให้กับหลายๆ องค์กรสามารถจัดเก็บ ค้นหา เรียกใช้ และควบคุมสิทธิ์ในการแชร์เอกสารเพื่อการเข้าถึงได้ทุกรูปแบบ ด้วยฟังก์ชั่นที่มีการพัฒนาขึ้นทำให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงเอกสารได้ง่าย และยังสามารถจัดเก็บเอกสารในระบบการจัดการเอกสารได้ทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น PDG , JPG , TIF , BMP , DWG , DOCX , XLSX เมื่อระบบการจัดการเอกสารสามารถจัดเก็บไฟล์ได้ทุกรูปแบบไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ยังสามารถเข้าดูไฟล์เหล่านี้ได้ และยังสามารถ Preview เอกสารได้โดยที่ไม่ต้องติดตั้ง Software อื่น ๆ เพิ่มเติมอีกง่ายและรวดเร็วต่อการใช้งาน

ง่ายต่อการค้นหาเพราะตัวระบบการจัดการเอกสารจะรองรับการสร้างโฟลเดอร์หลัก และโฟลเดอร์ย่อยจึงง่ายต่อการจัดเก็บไฟล์เอกสาร ในเมื่อเราอยู่ในยุค 4.0 แน่นอนว่าการพัฒนาระบบจะต้องใช้งานง่ายสามารถเลือกใช้ได้ถึงสองภาษาหรืออาจมีภาษาอื่น ๆ เข้ามาทำให้สามารถใช้งานได้ดีมากขึ้น การเข้าใช้งานไม่จำเป็นต้องผ่าน Admin ของระบบตลอดเมื่อต้องการใช้งาน อย่างเช่นหากต้องการเปลี่ยนแปลงรหัสผ่านก็สามารถทำได้ด้วยตนเอง ไม่ต้องผ่าน Admin และยังมีระบบตรวจสอบการใช้งานระบบอัตโนมัติอยู่เสมอเมื่อมีการเข้าสู่ระบบหรือเปลี่ยนแปลงรหัสผ่าน

ประโยชน์ของระบบจัดเก็บเอกสาร

ช่วยให้กระบวนการทำงานสั้นลง
     เพิ่มความเร็วและช่วยให้กระบวนการทำงานสั้นลงด้วยระบบ จัดเก็บเอกสารที่ให้ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลและเอกสารได้อย่างรวดเร็วจากทุกที่ทุกเวลาระบบนี้ช่วยให้การทำงานของคุณมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นพร้อมทั้งลดเวลาในการค้นหาข้อมูลอย่างมีนัยสำคัญ

มีความปลอดภัยสูง
     ระบบจัดเก็บเอกสารของเรามีการรักษาความปลอดภัยสูงด้วยการเข้าสู่ระบบแบบยืนยันตัวตนและการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารที่มีความยืดหยุ่นและไม่จำกัดทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลสำคัญจะได้รับการปกป้องอย่างเข้มงวด

เอกสารจะเยอะแค่ก็หาเจอ
     ระบบจัดเก็บเอกสารของเราได้มีการออกแบบระบบการค้นหาที่ช่วยให้การค้นหาเอกสารทำได้ง่ายและสะดวกยิ่งขึ้นคุณสามารถทำงานและค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็วและถูกต้องมากขึ้นซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัด การเอกสารภายในองค์กร

จัดการงานเอกสารในระบบเดียว
     การรวบรวมเอกสารไว้ในระบบจัดการเอกสารช่วยทำให้พนักงานจากทุกส่วนงานสามารถเข้าถึงเอกสารได้อย่างรวดเร็วแชร์ข้อมูลและทำงานร่วมกันได้จากทุกที่ทำให้การทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและสะดวกยิ่งขึ้น

จัดการเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ
     ระบบจัดเก็บเอกสารของเราสามารถปรับแต่ง(
Customize) ได้ตามความต้องการของแต่ละองค์กรทำให้คุณสามารถยังบริหารจัดการเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพและตรงตามความต้องการของการทำงานในองค์กรของคุณ

ลดปัญหาเอกสารเสียหายและเกิดการสูญหาย
     ระบบจัดการเอกสารของเราคุณสามารถลดเวลาในการเดินเอกสารระหว่างแผนกได้อย่างมีประสิทธิภาพช่วยลดปัญหาเอกสารสูญหายหรือเสียหายจากอุบัติเหตุและภัยพิบัติทำให้การบริหารจัดการเอกสารภายในองค์กรเป็นไปอย่างราบรื่นและปลอดภัย